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Die Frist ist abgelaufen! E-Mail-Archivierung ist Pflicht.

Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Nun jedoch tritt mit Beginn des kommenden Jahres nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen laufen somit zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen enden.

 

Soll heißen: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Steigende Unternehmenskosten bei falscher Umsetzungnewspaper 159877

Ab sofort muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.


Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

In Sachen E-Mail-Archivierung schließt sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen: die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert diese genannte technische Unveränderbarkeit!

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